وظايف رئیس همایش :

 

1- نظارت عالی بر حسن اجراي وظایف دبیرخانه های اجرايي و علمي همایش براساس سياست هاي كلي شورای راهبردی
2- نظارت بر اجرا و پيشرفت امور مربوط در دو قسمت علمي و اجرايي
3- صدور احكام دبیر علمی و دبیر همایش و امور اجرایی و رؤسای کمیته­ها به پيشنهاد دبيران همایش
4- تشكيل جلسات مستمر با دبير علمي و دبیر همایش و امور اجرایی جهت اجراي مصوبات شورای راهبردی همايش
5- انجام مذاكرات و انتخاب ساير دستگاه ها و سازمان ها در جهت جلب همكاري علمي، مالي، اداري و لجستيكي آن ها در برگزاري همايش
6- آماده سازي فراخوان همايش با همکاری «دبير علمي» و «دبير همایش و امور اجرايي»
7- تنظيم جزئيات برنامه اجرايي همايش (جدول زماني و روزها و ساعات برگزاري) با همکاری دبير علمي و دبیر همایش و امور اجرایی
8- افتتاح رسمي همايش
9- تاييد اعضاي پيشنهادي كميته های علمي و اجرایی  كه از طرف دبيران  معرفي می شوند
10- تاييد نهايي روسا و اعضای پانل های پيشنهادي كميته های علمي
11- امضاي گواهي شرکت در همايش به صورت مشترک با دبیر علمی
12- انجام مکاتبات مورد نیاز با سازمان ها و نهادهای ذیربط
 
وظايف شورای راهبری : 
1- تصویب نام رسمي همایش، نوع همایش (كشوري - منطقه اي - بين المللي) زمان دقيق برگزاري، تعداد روزهاي برگزاري
2-  تصویب برنامه كاري و زمانبندي شده فعاليت شورای راهبردی و سایر واحدها به پیشنهاد رییس همایش
3-  تصويب مندرجات فراخوان، اطلاعيه ها، بروشورها، فرمت هاي خلاصه مقاله، راهنماي تكميل فرم هاي خلاصه مقاله و ثبت نام به پيشنهاد رئیس همایش يا (دبيرخانه همایش)
4-  تعيين هزينه ثبت نام همایش به تفكيك نوع شرکت کنندگان
5-  تعيين نحوه و مهلت ثبت نام
6-  تصويب نحوه برخورداري مدعوين و واحد علمي از تسهيلات همایش
7-  تعيين نحوه ارائه تسهيلات اقامتي و گردشگري به شركت كنندگان و كيفيت انجام تداركات همایش به پيشنهاد رییس همایش
8- تصويب نوع و نحوه همكاري شركت هاي تخصصي و غير تخصصي متقاضي همكاري با همایش (غرفه، پوستر، كتابچه)
9-  تصويب متن كليه قراردادهاي منعقده همایش با شركت ها و سازمان ها و همچنين افراد حقيقي و يا حقوقي جهت انجام امور اجرايي همایش
 
وظايف دبير علمي همايش :
1- تشكيل شورای علمی همايش مركب از مسئولين کمیته های تخصصی
 - 2تعيين رؤسای کمیته های تخصصی
3- هماهنگي با رئیس همايش، دبیر همایش و امور اجرایی
4-  نظارت بر عملکرد کمیته های علمی و ایجاد هماهنگی های لازم
5- اداره امور دبیرخانه علمی همایش
 
وظايف شورای علمی همايش:
1- تعيين روش تنظيم مقالات
2- تعيين ملاك هاي انتخاب مقالات برتر
3- تعيين نهايي مقالات برتر (جهت چاپ در خلاصه مقالات، مجموعه مقالات، ارائه در همايش به صورت سخنراني يا پوستر)
4- تشكيل جلسات مستمر به منظور تدوين برنامه علمي همايش
5- تنظيم برنامه هاي روزانه علمي همايش
6- انتخاب سخنرانان و مدعوين
7- انتخاب عناوين پانل ها و کارگاه ها
8- انتخاب هيئت رئيسه جلسات علمي همایش و اعضاء پانل ها و کارگاه ها
9- پیشنهاد عناوین مقالات سفارشی و تعیین نویسندگان آن ها
10-  تاييد نهايي كتاب همايش
11- تاييد نهايي برنامه روزانه ، بروشورهای همايش
12- پيشنهاد تنظيم ميزگردهاي تلويزيوني و راديويي به رئیس همايش
 
 وظايف کمیته های علمی :
1- تعيين داوراني از بين صاحب نظران و متخصصين مربوطه براي داوري مقالات
2- تعيين مقالات برتر بر اساس ملاك هاي تعريف شده توسط شورای علمی همايش
3- تشخيص تكراري نبودن مقالات و يا عدم تعلق آن ها به غير
4- تعيين ميزان كاركرد داوران و حق الزحمه آنان و ارائه به دبیر همایش و امور اجرایی
5- پیشنهاد سخنرانان و مدعوين
6- پیشنهاد عناوين پانل ها و کارگاه ها
7- پيشنهاد هيئت رئيسه جلسات علمي همایش و اعضاء پانل ها و کارگاه ها
 
وظايف دبير همايش و امور اجرايي:
1- برنامه ریزی لازم برای برگزاری همایش
2- تعیین رؤسای كميته هاي مختلف شامل كميته روابط عمومي و انتشارات، كميته برنامه ریزی و پشتیبانی
3- انجام هماهنگي هاي لازم بين رؤسای كميته ها
4- هماهنگی با دبير علمي همايش و رئیس همايش
5- نظارت بر عملکرد کمیته های مختلف دبیرخانه اجرایی
6- نظارت و انجام امورات مالی، اداری، حقوقی همایش در چهارچوب تعیین شده از طرف رییس همایش
7- اداره امور دبیرخانه همایش و امور اجرایی
8-  هماهنگی با دبیر علمی همایش در خصوص داوران علمی دانشگاه های استان
9-  انجام مكاتبات با ساير دستگاه ها و ارسال دعوتنامه ها
10- امضای گواهی شرکت در کارگاه ها به صورت مشترک با دبیر علمی همایش
 
 
 
وظايف كميته هماهنگی انتشارات و تبلیغات :
1-       انتشار فراخوان همايش از طريق مطبوعات و نشريات، صدا و سيما، سايت همايش
2-        ارسال فراخوان همايش براي افراد، شخصيتها، سازمانها و مراكز علمي
3-  ايجاد سايت همايش در اينترنت
4- اعلام آدرس پستي و اينترنتي و شماره تلفن همايش
5 - چاپ سربرگ هاي همايش
6- چاپ پوستر همايش
7-انتشار خلاصه مقالات
8-انتشار مجموعه مقالات
 
وظايف كميته  روابط عمومي و انتشارات( استان) :
1- تنظيم متن دعوتنامه شخصيتها و مسئولين استاني و ملي
2  تهيه و نصب پلاكارد و تراكت در سطح شهر
3 تنظيم متن تقديرنامه از نويسندگان مقالات برتر (با امضاي رئیس همايش)
4 -  هماهنگي با صدا و سيما و مطبوعات استان هنگام برگزاري همايش براي پوشش خبري از همايش
5- انتشار برنامه اجرايي همايش (جدول زماني روزهاي برگزاري
6- تهيه سربرگ هاي همايش
7- همکاری در تهیه پوستر همايش
8-آماده سازي كارتهاي شناسايي براي مدعوين و شركت كنندگان در همايش
9- برنامه ریزی برای برپایی نمایشگاههای جنبی

 

 

وظايف كميته برنامه ریزی و پشتیبانی :
-1 پرداخت هزينه ها بر اساس اسناد ارائه شده (مثلاً پرداخت هزينه بليط رفت و برگشت شركت كنندگان در همايش)
- 2 قرار دادن تنخواه در اختيار رؤسای سایر کمیته ها
3- پرداخت حق الزحمه دست اندركاران بر مبناي نظر رئیس همايش
4 - افتتاح شماره حساب براي واريز هزينه ثبت نام شركت كنندگان دوره
5-  نظارت بر نحوه هزینه کرد اعتبارات
6- تهیه برنامه های اجرایی پیشنهادی برای برگزاری همایش و ارائه به دبیر همایش و امور اجرایی
7 - انجام امور مربوط به تغذيه شركت كنندگان در همايش و پذيرايي از آنان
8 - انجام امور مربوط به اياب و ذهاب شركت كنندگان در همايش در هنگام برگزاري
9- انجام امور مربوط به تهيه بليط مدعوین
10 - انجام خريدهاي لازم شامل جوايز مقالات، لوازم التحریر مورد نیاز، هدايا به شركت كنندگان، قاب و لوح تقدير، متفرقه
11 - استقبال از شركت كنندگان در همايش در بدو ورود به شهر محل برگزاری همایش
12- استقرار  و اسكان شركت كنندگان در محل هاي تعيين شده
13- بازدید و برنامه هاي جنبي (مانند برگزاري نمايشگاه كتاب همزمان با همايش) و يا بازديدها از اماكن ديگر
14- انجام هماهنگي هاي لازم در خصوص محل برگزاري همايش (از لحاظ فني، صوتي، تصويري، آماده سازي صحنه، دكور و...)
15- تعیین مجری همايش و انجام هماهنگی های لازم در خصوص اجرای برنامه ها
16- تعیین قاري قرآن
17- هماهنگی درخصوص پخش ­سرود جمهوري اسلامي، نماهنگ و يا اجراي­ سايرجلوه های ویژه در برگزاري همايش
18- هماهنگی با مسئولين حراست در خصوص حفظ نظم و امنيت همايش و يا جلوگيري از ورود افراد غير مسئول
19- تعیین و تنظيم محل پارك اتومبيل هاي شركت كنندگان در همايش
20- استقبال از شركت كنندگان در همايش در بدو ورود به محل برگزاري همايش و ارایه كارت هاي شناسايي و بسته حاوي برنامه همايش به آنان